Häufige Fragen zum Arbeitgeberservice
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... von Personal im Privathaushalt
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Häufige Fragen - Arbeitgeberservice
Der Arbeitgeberservice für Privathaushalte nimmt die Anmeldungen beim Finanzamt und beim Sozialversicherungsträger (Krankenkasse) Ihrer Wahl vor. Weiterhin führen wir die monatliche Lohnsteueranmeldung sowie die monatliche Sozialversicherungsmeldung durch und senden Ihnen die Lohnabrechnung (in zweifacher Ausfertigung, einmal für Sie als Arbeitgeber/in und einmal für den/die Arbeitnehmer/in) zu. Bei Bedarf beantragen wir eine Betriebsnummer bei der Arbeitsagentur. Unter Leistungen & Preise finden Sie die Leistungen im Einzelnen.
Wenn sich Änderungen ergeben haben, loggen Sie sich einfach mit Ihren Login-Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) in Ihren Account ein und ändern die Daten an den entsprechenden Stellen. Wenn alles gespeichert ist, werden die Daten beim nächsten Abrechnungslauf berücksichtigt.
Nein, der Arbeitgeberservice übernimmt lediglich die Lohnbuchhaltung. Die Dienstleistung ist stark auf private Haushalte ausgerichtet.
Sollten Sie eine vollständige buchhalterische Betreuung für ein Unternehmen oder eine andere Organisation benötigen, schreiben Sie an info@caremaid.de.
Nein, für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse bieten wir zur Zeit keine Dienstleistungen an. Weitere Infos dazu finden Sie bei der Minijob-Zentrale.
Zuzeit erhalten Sie von uns einmal pro Quartal eine Rechnung, die innerhalb von 10 Tagen zu begleichen ist.
Sie nutzen den Arbeitgeberservice mit folgenden Schritten:
- Registrierung über Registrierungsformular mit Benutzername, E-Mail-Adresse und Passwort. Die Registrierung ist kostenlos. Hier sehen Sie dann schon, welche Daten Sie wo eingeben müssen.
- Bevor Sie die Daten eingeben: Stellen Sie sicher, dass Sie die Voraussetzungen geschaffen haben, um die Daten vollständig eingeben zu können. Dazu gehören die unter Checkliste beschriebenen Maßnahmen (Anmeldung beim Finanzamt als Arbeitgeber, Unfallversicherung bei der Landesunfallkasse etc.)
- Sie loggen sich mit Ihren Benutzerdaten ein.
- Auf der Seite Kundencenter finden Sie das Formulare Erstdaten-Übermittlung.
- Füllen Sie das Formular vollständig aus und senden Sie es ab. Die Daten werden damit an uns übermittelt. Sie erhalten per E-Mail die übermittelten Daten zur Dokumentation.
- Sie beauftragen den Arbeitgeberservice auf der Seite Verwaltung/Auftrag.
- Datenschutz/DSGVO: Übermitteln Sie uns zusätzlich den Auftragsverarbeitungsvertrag wie auf der Seite Verwaltung/AV-Vertrag beschrieben. Dieses Dokument ist aus Datenschutzgründen notwendig.
Eine telefonische Übermittlung oder faxen der Daten ist leider nicht möglich.
Für unsere Kunden besteht die Möglichkeit, uns telefonisch zu erreichen, wenn es um Lohnabrechnungen geht und Sie keine Antworten auf unseren Internetseiten finden. Die Rufnummern finden Sie auf der Seite Kunden-Info.
Die Lohnabrechnung erhalten Sie in der Regel zwischen dem 23. und 25. Tag jeden Monats per Post. Die genauen Termine entnehmen Sie bitte der Termin-Übersicht.
Sie erhalten die Lohnabrechnung in 2facher Ausfertigung: Einmal für Ihre/n) Angestellte/n. Einmal für Ihre Unterlagen.
Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge sind auf Basis der Lohn-Unterlagen, die Sie von uns erhalten haben, von Ihnen an das Finanzamt und den Sozialversicherungsträger (Krankenkasse) zu überweisen.Wir empfehlen, dem Finanzamt und der Krankenkasse eine Einzugsermächtigung zu erteilen. Da die Zeitspannen zwischen Erstellung der Lohn-Unterlagen (Lohnabrechnung) und der Fälligkeit relativ gering ist, können Sie so Säumniszuschläge vermeiden.
Die Lohnzahlung ist gemäß der Vereinbarung mit Ihrem Arbeitnehmer an diesen durchzuführen.
Ja. Nachdem Sie als Arbeitgeber beim Sozialversicherungsträger (Krankenkasse) und dem Finanzamt erste Zahlungen durchgeführt haben, werden Ihnen diese Formulare zur Einzugsermächtigung zukommen lassen. Wir empfehlen die Einzugsermächtigung, um Zahlungstermine sicher einhalten zu können.
Der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin kann die Krankenkasse bestimmen, bei der er/sie Mitglied werden will. Sollte kein spezieller Wunsch bestehen, melden wir den/die Arbeitnehmer/in bei der AOK an.
Wenn Sie die Sozialversicherungsnummer Ihres Arbeitnehmers eintragen und die gewünschte Krankenkasse, führen wir die Anmeldung als Mitglied der Krankenkasse durch.
Eine neue Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung ist auch mit Vollendung des 55. Lebensjahrs unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Bitte halten Sie in diesem Fall die Bescheinigung E 104 bereit. Kulanterweise bestehen manche Krankenkassen nicht auf die Bescheinigung. Klären Sie das am besten mit Ihrer Wunschkrankenkasse. Die Bescheinigung E 101 ist dann ggf. beim letzten gesetzlichen Versicherungsträger, zum Beispiel in Polen oder Ungarn zu beantragen.
Die Bescheinigung E 101 ist nicht zu verwechseln mit der A1-Bescheinigung, die im Falle einer Entsendung zum Tragen kommt. Im Falle der Entsendung ist der Arbeitnehmer weiter im Ausland, i. d. R. im Heimatland, beschäftigt, wird jedoch nach Deutschland (zum arbeiten) entsendet.
Auch als privater Arbeitgeber benötigen Sie eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit. Damit sind Sie als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar. Das ist wichtig, damit Ihre Beitragszahlungen Ihrem Konto zugeordnet werden können.
Wichtiger Hinweis hinsichtlich der Anmeldung zum caremaid Arbeitgeberservice: Wir beantragen gerne für Sie die Betriebsnummer. Allerdings tun wir das dann erst, wenn wir sie auch benötigen. Sollten Sie noch mit einer Krankenkasse kommunizieren müssen (z. B. um eine Arbeitnehmerin anzumelden), dann benötigen Sie die Betriebsnummer. Dementsprechend ist es dann sinnvoll, wenn Sie die Betriebsnummer selbst beantragen. Das geht übrigens sehr schnell und kostet sie nur wenige Minuten.
Bitte beachten Sie: Die Betriebsnummer der Landesunfallkasse ist nicht identisch mit der Betriebsnummer der Agentur für Arbeit! Diese Nummern haben nur die gleiche Bezeichnung.
Die Betriebsnummer der Agentur für Arbeit können Sie bei der Agentur für Arbeit online beantragen. Die Betriebsnummer der Landesunfallkasse erhalten Sie per Bescheid nach der Anmeldung bei der Landesunfallkasse von der Landesunfallkasse.
Die Agentur für Arbeit bietet Ihnen weitere Informationen zum Thema Betriebsnummer.
Die Steuer-ID heißt offiziell "Steuerliche Identifikationsnummer". Jeder Bundesbürger und in Deutschland Steuerpflichtige erhält eine solche. Ein in Deutschland arbeitender ausländischer Staatsbürger erhält sie automatisch, wenn er sich beim Einwohnermeldeamt der jeweiligen Gemeinde anmeldet und damit in Deutschland wohnt. Die Information wird dann von der Gemeinde an das Bundeszentralamt für Steuern BZSt übermittelt. Das BZSt vergibt dann eine Steuer-ID und sendet sie der betreffenden Person zu, und zwar an die Adresse, wo die Person gemeldet ist.
Wichtiger Hinweis: Achten sie darauf, dass der Name an der Haustür steht, damit die Post auch ankommt!
Bis Ihr Arbeitnehmer die Steuer-ID erhält dauert es ca. 4 bis 6 Wochen. Manchmal geht es aber auch schneller. Das lässt sich aber schwer vorhersagen. Wenn Sie dazu eine Information einholen möchten, wenden Sie sich an das Bundeszentralamt für Steuern: Infoseite im Internet oder per Telefon unter (0228) 406 - 1240. Vielleicht können Sie es doch beschleunigen.
Anders gefragt, ist es möglich, dass ich in jedem Monat andere Bruttolohn-Beträge angebe?
Ja, das ist grundsätzlich möglich! Es gibt drei verschiedene Methoden, wie wir das umsetzen können. Sie teilen uns mit, wie Sie es sich wünschen.
1. Methode 1: Exakte Lohndaten bis 15. Tag des Monats
Wenn Sie uns die genauen Daten bis zum 15. Tag mitteilen können, dann können wir die jeweils den Monat betreffende Abrechnung gleich korrekt erstellen.
2. Methode 2: Exakte Lohndaten am Anfang des Folgemonats
Wenn Sie es zeitlich exakt haben möchten, dann senden Sie uns am Ende des Monats bzw. am Anfang des Folgemonats den exakten Betrag zu und wir führen eine Korrektur aus, da die Lohnabrechnung - wie gesagt - schon ab etwa dem 15. Tag eines Monats durchgeführt wird. Die Krankenkasse wird dann entsprechend korrigieren und entsprechend ihr Konto belasten oder eine Gutschrift erteilen. Bei der ersten Lohnabrechnung kann es dabei zu einem Säumniszuschlag kommen, der aber gering ausfallen sollte. Dieser Weg ist relativ aufwendig. Sollte es nicht allzugroße Schwankungen geben, empfehlen wir Methode 3.
3. Methode 3: Vereinfachtes Verfahren
Wir können aber auch vereinfacht die Korrektur immer in der Abrechnung des Folgemonats berücksichtigen.
Um die gewünschte Methode umzusetzen, sprechen Sie diese bitte mit Tonja Surres ab.
Häufige Fragen - Beschäftigung von Personal im Privathaushalt
Wenn Sie eine/n Arbeitnehmer in Ihrem Haushalt beschäftigen, gehen Sie einen Arbeitsvertrag ein. Dieser ist schriftlich zu formulieren. Ein Aspekt des Arbeitsvertrags ist die Bezahlung (Lohn, Gehalt). Die Höhe der Bezahlung ist ausschlaggebend dafür, ob es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis handelt oder um eine „Geringfügige Beschäftigung“ (auch Minijob oder 450-Euro-Job genannt). Die Grenze beträgt 450 €.
Sie dürfen den Arbeitsvertrag im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben frei gestalten. Dazu gehört auch die Bezahlung des/der Arbeitnehmers/in. Allerdings dürfen Sie den Mindestlohn nicht unterschreiten. Es gilt der gesetzliche Mindestlohn von 9,60 pro Stunde (Stand 2021, Quelle: dgb.de). Bedenken Sie jedoch, dass bei der Betreuung zu Hause ein Unterschied zwischen Arbeitszeit und Anwesenheitszeit besteht. Weitere Informationen zur Bezahlung finden Sie auf caremaid.net/bezahlung.
Wer innerhalb eines Kalenderjahrs Monate hat, in denen er kein Einkommen bezieht, der sollte in jedem Fall am Jahresende eine Einkommensteuererklärung (früher Lohnsteuerjahresausgleich) abgeben. Das Jahreseinkommen wird dann dem Jahrestarif unterworfen, der - insbesondere wenn Monate ohne Lohn dabei waren – eine geringere Steuerbelastung ermittelt. Zu viel gezahlte Lohnsteuer (Einkommensteuer) wird dann vom Finanzamt zurückerstattet.
Beispiel:
Eine neue Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung ist auch mit Vollendung des 55. Lebensjahrs möglich. Bitte halten Sie in diesem Fall die Bescheinigung E 104 bereit. Die Bescheinigung ist beim letzten gesetzlichen Versicherungsträger, zum Beispiel in Polen oder Ungarn zu beantragen.
Ein geldwerter Vorteil sind Sachleistungen, die der/die Arbeitnehmer/in vom Arbeitgeber im Rahmen seiner Tätigkeit erhält. Als Beispiel wird dazu häufig der für Privatfahrten genutzte Dienstwagen angeführt. Diese Leistungen sind ebenfalls zu versteuern.
Im Bereich der 24-Stundenpflege und-betreuung spielt der geldwerte Vorteil eine bedeutende Rolle, denn Haushalts- und Pflegehilfen, die im Haushalt des Arbeitgebers wohnen und dort verköstigt werden, müssen diese Leistungen versteuern.
Die Finanzverwaltung hat im Falle der 24-Stundenpflege und -betreuung Beträge festgelegt:
Unterkunft: | 223,00 € |
Verpflegung: |
229,00 € |
Gesamt: | 452,00 € |
Beispiel: Bei einem Bruttolohn in Höhe von 1.800 € muss bei Einbeziehung des geldwerten Vorteils so viel Lohnsteuer gezahlt werden, als würde der Arbeitnehmer 2.252 € (1.800 € + 452 €) brutto verdienen.
Tipp: Prüfen Sie, ob nicht eine Selbstversorgung möglich ist und vertraglich vereinbart werden kann.
Mit dem Gehaltsrechner der AOK können Sie ermitteln, wie viel Steuern und Sozialversicherung unter Einbeziehung des geldwerten Vorteils zu zahlen sind.
Wenn Haushalts- und Pflegehilfen aus dem EU-Ausland in Deutschland arbeiten, sind sie im Regelfall auch verpflichtet in die Rentenkasse einzuzahlen. Daraus erwächst gleichzeitig ein Anspruch auf Zahlung einer Rente. In dem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass bei der Deutschen Rentenversicherung auch nach Ablauf der Beschäftigung in Deutschland die richtige Adresse (im Heimatland) hinterlegt ist.
Idealerweise sollte es so laufen, wenn die Pflegehilfe ihre Tätigkeit in Deutschland beendet hat:
1. Sie meldet ihren Wohnsitz in Deutschland beim Einwohnermeldeamt ab. 2. Sie wendet sich an die Deutsche Rentenversicherung Bund. Das geht auf zwei Wegen: a) per Brief an "Deutsche Rentenversicherung Bund, 10704 Berlin" b) per E-Mail an drv@drv-bund.de 3. Auf dem präferierten Weg teilt sie der Deutschen Rentenversicherung ihre Heimatanschrift formlos mit. Man sollte eventuell um eine Bestätigung der Adress-Aktualisierung bitten. Somit wird sie durch die Deutsche Rentenversicherung in Renten-Angelegenheiten informiert. Sollte sich während der Zeit des Rentenbezugs eine Änderung ergeben, so kann diese über www.rentenservice.de mitgeteilt werden. Weitere Informationen zu Rentenansprüchen finden Sie bei den FAQs der Deutschen Rentenversicherung.Wenn ein ausländischer Arbeitnehmer in Deutschland arbeitet und im Ausland bereits eine Rente erhält, dann wird er von der Rentenversicherungspflicht befreit. Um die Befreiung zu erreichen, muss man das der Krankenkasse mitteilen. Das muss der Arbeitnehmer selber tun bzw. der Arbeitgeber kann das für ihn im Auftrag erledigen. Dann wird diese Information dort hinterlegt undwir werden während der Lohnbuchung darüber informiert, da unser System mit dem der Krankenkasse verbunden ist. Auf der Lohnabrechnung wird das beim Arbeitnehmer berücksichtigt. Der Arbeitgeber muss aber trotzdem den Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung tragen.