Kunden-Info

Die Kunden-Info-Seite sollten Sie als Kunde kennen und am besten zu Beginn einmal durchscrollen. Viele Fragen unserer Kunden werden hier im Vorfeld beantwortet. Die einzelnen Themen können Sie aber auch in der Inhaltsübersicht anklicken und direkt an die richtige Stelle navigieren:

Inhaltsübersicht

1. Kommunikation im Kundencenter
2. Ausstehende Daten
3. Lohnabrechnung & Termine
4. Lohnunterlagen (Dokumente)
5. Zahlungen
6. Rechnungen für den Arbeitgeberservice (caremaid/Surres Data-Rechnungen)
7. Fragebogen der Krankenkasse für Sie als Arbeitgeber
8. Lohnsteuer-Anmeldungen beim Finanzamt
9. Krankheit des Arbeitnehmers
10. Abmeldungen
11. Hilfe & Support
12. Ansprechpartner

Sollten Ihre Fragen nicht beantwortet werden oder Sie haben ein anderes Anliegen, benutzen Sie bitte das Kundencenter, nachdem Sie sich eingeloggt haben [Jetzt einloggen]:

1. Kommunikation im Kundencenter

Wenn Sie Fragen haben oder uns etwas mitteilen möchten, benutzen Sie bitte das Kundencenter. Damit kann Ihr Anliegen am schnellsten und sichersten bearbeitet werden. Dazu müssen Sie sich mit Ihren Logindaten einloggen und gelangen dann sofort auf die richtige Seite. Dort wählen Sie das für Sie relevante Formular aus.

TIPP: Lesezeichen setzen & "angemeldet bleiben"

Damit Sie nicht lange nach der Adresse oder Ihren Logindaten suchen müssen oder das Passwort erneuern müssen, empfehlen wir folgendes:

  • Halten Sie Ihre Login-Daten griffbereit und setzen Sie beim einloggen ein Häkchen bei "angemeldet bleiben"
  • Notieren Sie die Adresse arbeitgeberservice.caremaid.net oder bookmarken Sie sie (Lesezeichen setzen!)!
  • Wenn Sie mit dem Handy oder Tablet auf die Seite zugreifen, können Sie auch einen Home-Button setzen. Dann erscheint die Seite wie eine App.

2. Ausstehende Daten?

Ihnen fehlen noch Daten und Informationen, so dass Sie die Erstdaten-Übermittlung noch nicht durchführen können? Bleiben Sie gelassen, denn die Lohnabrechnung kann auch nachträglich durchgeführt werden! Sie müssen ggf. nur einen Säumniszuschlag (in der Regel unter 10 €) für die verspätete Abgabe der Meldungen in Kauf nehmen. Füllen Sie das Vorankündigungs-Formular aus, so dass wir wissen, dass bei Ihnen die Dinge in Vorbereitung sind. Sier erhalten dann eine E-Mail von uns als Bestätigung, dass Sie den Anmeldeprozess begonnen haben (als Nachweis).

Mehr Information dazu!

3. Lohnabrechnung & Termine

Die Lohnabrechnungen werden in der Regel zwischen dem 22. und 28. eines jeden Monats erstellt. Danach werden die Lohnunterlagen an unsere Kunden per Post verschickt. Entnehmen Sie bitte etwaige Termine unserer Seite (allgemeine) Information.

4. Lohnunterlagen (Dokumente)

Folgende Dokumente erhalten Sie von uns monatlich (Beispiele):


Lohnabrechnung

Übertragungsprotokoll der Lohnsteuer-Anmeldung


Beitragsnachweis der Krankenkasse für den Arbeitgeber

Folgende Dokumente erhalten Sie von uns bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. am Jahresende (Beispiele):


Jährliche Lohnsteuer-Bescheinigung


Meldebescheinigung nach § 25 DEÜV für den Arbeitgeber

5. Zahlungen

Grundsätzlich sind drei Beträge monatlich zu Zahlen:

  1. Die Auszahlung des Nettolohns an den Arbeitnehmer
  2. Die Beiträge zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung in einem Betrag) an die Krankenkasse
  3. Die Lohnsteuer an das Finanzamt

TIPP: SEPA-Lastschrift für Krankenkasse & Finanzamt + Dauerauftrag für den Lohn

Sie vereinfachen das monatliche Zahlungsprozedere, indem Sie für den Arbeitnehmer einen Dauerauftrag einrichten und der Krankenkasse und dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen.

Stichwort Bankverbindung/IBAN: Wenn Sie aus Krankenkassen-Sicht ein neuer Arbeitgeber sind, wird sich die Krankenkasse ohnehin mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen IBAN und vor allem die Möglichkeiten des SEPA-Lastschriftverfahrens zukommen lassen bzw. Ihnen nahelegen.

 

In der Regel finden Sie ein entsprechendes Formular für das Finanzamt auf den Websites der Finanzverwaltung.

Auch die Krankenkassen bieten normalerweise die Formulare für das SEPA-Lastschriftmandat im Internet an. Falls Sie bei der AOK sind, folgen Sie dem Link der AOK Ihres Bundeslands bzw. für Ihre Region:

Überweisung: Falls Sie bei der ersten Lohnabrechnung nicht genügend Zeit hatten, um die SEPA-Lastschriftmandate einzurichten, müssen Sie die Zahlungen ggf. selbst anweisen. Die nachfolgenden Abbildungen zeigen Ihnen exakt, welche Beträge auf den Lohnunterlagen zahlungsrelevant sind (Beispiele):


Lohnzahlung an den*die Arbeitnehmer*in


Lohnsteuer-Zahlung an das Finanzamt


Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkasse

Achtung! Vermeiden Sie Doppelzahlungen, die dadurch zustande kommen können, wenn Sie die Zahlung selbst ausführen und parallel ein SEPA Lastschriftmandat erteilen. In dem Fall ist eventuell ein Anruf zur Abstimmung beim Finanzamt oder der Krankenkasse hilfreich.

6. Rechnungen für den Arbeitgeberservice

Die Rechnung für den Arbeitgeberservice (Lohnabrechnungen) von caremaid.net und Surres Data (34,90 €) erhalten Sie ebenfalls auf dem Postweg. Die Rechnung erstellen wir jeweils für den Zeitraum von drei Monaten. Sie erhalten die Rechnung dann im 2. Monat des Abrechnungszeitraums. Die Rechnungen sind innerhalb von 8 Tagen zu begleichen.

Die Rechnung für die Anmeldegebühr (einmalig 49,90 €) erhalten Sie zu Beginn von caremaid.net. Beachten Sie die unterschiedlichen Bankverbindungen!

7. Fragebogen der Krankenkasse

Illustration AOK FragebogenWenn Sie erstmals bei der Krankenkasse als Arbeitgeber erscheinen - zum Beispiel nachdem wir Ihren Arbeitnehmer dort angemeldet haben – dann wird sich die Krankenkasse sehr wahrscehinlich im Nachgang mit einem Fragebogen an Sie wenden. Im Wesentlichen geht es meist um folgende Punkte:

A: Teilnahme am Umlageverfahren

Das Umlageverfahren betrifft die Lohnfortzahlung. Also, wenn der Arbeitnehmer arbeitsunfähig wird, erfolgt eine Lohnfortzahlung durch die Krankenkasse mit einem bestimmten Erstattungssatz. Dieser liegt normalerweise zwichen 50% und 80 %. Sie wählen den Erstattungssatz selbst aus. Allerdings, je höher der Erstattungssatz, desto höher der entsprechende Beitragssatz. Meistens wird der Regelsatz gewählt, der bei 70% liegt. Somit nehmen wir diesen Satz auch an. Wenn Sie etwas anderes wünschen, teilen Sie es der Krankkasse über den Fragebogen mit. Informieren Sie uns bitte darüber!

B: Teilnahme an der Insolvenzgeldumlage

Das betrifft private Haushalte nicht, kreuzen Sie das entsprechend an!

C: Post- und Kommunikation

Kreuzen Sie hier an, dass Sie selbst grundsätzlich Ansprechpartner bleiben. Normalerweise wird es nicht viel Korrespondenz geben. Da wir keine Steuerberatung durchführen, bleiben Sie der Ansprechpartner.

D: SEPA Lastschriftverfahren

Wir empfehlen ein Lastschirftmandat zu erteilen! Siehe dazu den Abschnitt 5. Zahlungen!

8. Lohnsteuer-Anmeldungen beim Finanzamt

Formular für die Änderung der Lohnsteuer-Anmeldefrist im Kundencenter

Das Finanzamt legt den Zeitraum für die Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung individuell in Abhängigkeit von der Höhe des Lohnsteuer-Betrags fest. Grundsätzlich ist die Abgabe monatlich. Wenn das Finanzamt feststellt, dass die Beträge gering sind, wird auf quartalsweise oder sogar jährliche Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung umgestellt. Dann erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung vom Finanzamt. Teilen Sie uns dann bitte die Änderung über das Formular "Änderungen oder Ergänzungen mitteilen" im Kundencenter mit.

9. Krankheit des Arbeitnehmers

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Auch im privaten Haushalt angestellte Personen können mal krank werden. Welche Konsequenzen das für Sie als Arbeitgeber*in hat und was zu tun ist, erfahren Sie hier:

Grundsätzlich gilt in Deutschland: Wenn ein Arbeitnehmer erkrankt, hat er für einen Zeitraum von 6 Wochen Anspruch auf Entgeltfortzahlung („Lohnfortzahlung“) durch den Arbeitgeber. Erst danach springt die Krankenkasse mit dem Krankengeld ein. Damit für Sie als Arbeitgeber die Belastung nicht zu groß wird, erhalten Sie einen Teil des weiter gezahlten Lohns von der Krankenkasse zurück erstattet. Denn Sie sind über das Umlageverfahren (siehe dazu auch 7. Fragebogen der Krankenkasse!) quasi für den Fall der Krankheit des Arbeitnehmers versichert.

Was ist dann von Ihnen als Arbeitgeber zu tun?

Übermitteln Sie uns einfach die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die Ihnen Ihr*e Arbeitnehmer*in vorgelegt hat. Das können Sie entweder per Post tun (an Surres Data GmbH, z. Hd. Frau Tonja Surres, Alte Münchner Str. 59, 85774 Unterföhring) oder per E-Mail. Scannen Sie bitte dann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein und senden Sie uns diese per E-Mail an arbeitgeberservice@caremaid.de.

10. Abmeldungen bei Beendigung

Wenn Sie sich beim Arbeitgeberservice abmelden und unsere Dienstleistungen nicht mehr benötigen ist in der Regel der Wegfall des Arbeitsverhältnisses der Grund dafür. Um unsere Dienstleistungen abzubestellen, benutzen Sie bitte das Formular "Kündigen & Service abbestellen" im Kundencenter. Weiterhin sollten Sie noch beachten, dass Sie noch folgende Maßnahmen ergreifen müssen:

1. Abmeldung beim Finanzamt

Da Sie beim Finanzamt als Arbeitgeber gemeldet sind, müssen Sie dieses über den Wegfall des Arbeitsverhältnisses informieren und dem Finanzamt mitteilen, dass Sie nicht mehr Arbeitgeber sind und demzufolge keine Lohnsteuer-Anmeldungen mehr erfolgen werden. Sie können das schriftlich tun. Wir empfehlen, einfach kurz bei Ihrem Ansprechpartner beim Finanzamt anzurufen und telefonisch zu erfragen, in welcher Form die Abmeldung erfolgen soll. Im Idealfall reicht der Anruf aus.

Sollte die Arbeitgeber-Eigenschaft bei Ihnen nur unterbrochen sein - z. B. 2 Monate haben Sie keinen Arbeitnehmer - dann sollten Sie das mit dem Finanzamt abklären, da das Finanzamt eine Lohnsteuer-Anmeldung erwartet. Wenn diese ohne für das Finanzamt erkennbaren Grund nicht erfolgt, wird das Finanzamt nachfragen oder ggf. einen Säumniszuschlag verhängen.

2. Abmeldung bei der Landesunfallkasse

Ebenso müssen Sie Ihre Landesunfallkasse bzw. den etwaigen anderen Versicherungsträger für die Unfallversicherung über den Wegfall des Arbeitsverhältnisses in Ihrem Haushalt informieren.

3. Arbeitsagentur/Betriebsnummer

Bezüglich der Arbeitsagentur müssen Sie nichts weiter unternehmen.

4. Krankenkasse

Die Abmeldung des*der Arbeitnehmers*in bei der Krankenkasse übernehmen wir gemäß Ihrer Angaben bei unserem Online-Abmeldeformular im Kundencenter.

11. Hilfe & Support

Basis-Informationen zum Arbeitgeberservice und den Voraussetzungen finden auf auf der Seite Allgemeine Information.

Viele Fragen werden auf der Seite Häufige Fragen beantwortet.

⇒ Teil 1: Häufige Fragen zum Arbeitgeberservice

⇒Teil 2: Häufige Fragen zur Beschäftigung einer Haushalts- oder Pflegehilfe.

12. Ansprechpartner

Gerne stehen wir Ihnen per E-Mail und zu den Bürozeiten auch telefonisch zur Verfügung:

Fragen zu
Account, Technik und grundsätzlichen Themen:

Harald Kretzschmar
Telefon:  (089) 12 19 64 82
E-Mail: info@caremaid.de

Fragen zu
Lohnabrechung, Änderungen und Rechnung zum Arbeitgeberservice

Tonja Surres
Telefon:  (089) 32 19 52 78
E-Mail: arbeitgeberservice@caremaid.de

Änderungen & Ergänzungen: Daten sicher übertragen über das Kundencenter
(Falls Sie noch nicht eingeloggt sind: Login) .

Foto: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Tim Reckmann, ccnull.de (CC-BY)